Bvlgari

Trasformare un programma di onboarding in un’esperienza visiva e narrativa, con l’aiuto di un chatbot

  • Culture
  • Learn & Growth
  • 2020
  • Challenge
    Ridisegnare il processo di onboarding esistente per creare un’esperienza unica e coerente per tutti i neoassunti indipendentemente dalla loro ubicazione geografica o funzione specifica.
  • Solution
    Una piattaforma multilingua e multidispositivo che offre un percorso di accompagnamento a tutti i neoassunti, così come ai dipendenti già inseriti che desiderino rinfrescare le loro conoscenze riguardo a brand, prodotti, tradizione, strumenti, cultura e momenti iconici dell’azienda.

Un nuovo inizio rappresenta sempre un momento cruciale: i nuovi arrivati devono entrare in un mondo sconosciuto e non solo prendere familiarità con i prodotti, i processi e le persone, ma anche per abbracciare una nuova cultura con le sue regole codificate e non, e così facendo assimilare il DNA del brand. Grazie a un team HR dinamico, concentrato e focalizzato sui dipendenti, Bvlgari ha deciso di disegnare un percorso di onboarding trasformando l’attuale programma di formazione multi-source in un’esperienza composita, immersiva e stimolante.

 

Comprendere le esigenze dei dipendenti è un passo fondamentale per disegnare un’esperienza significativa. Pertanto la nostra prima attività, in collaborazione con il team HR, si è concentrata su un’analisi del contesto interno condotta attraverso interviste con i responsabili dell’onboarding e i principali stakeholder dei vari reparti, la mappatura delle funzioni, dei ruoli e dei contenuti esistenti e sull’analisi delle tecnologie presenti. Inoltre abbiamo partecipato al percorso di onboarding già attivo per ottenere una migliore comprensione del processo.

 

L’obiettivo che abbiamo condiviso con il team HR è stato quello di adottare un approccio snello e trasversale al progetto: mantenerlo smart, agile e amichevole e allo stesso tempo, trovare una soluzione che rappresentasse l’essenza del brand in modo olistico. Sulla base della nostra conoscenza dei mercati emergenti, dei trend relativi all’usabilità e delle best practice raccolte dal nostro team di ricerca, abbiamo tracciato la roadmap del progetto e definito le principali milestone: progettazione del concept dell’esperienza e della piattaforma, MVP, fase pilota e lancio.

Attraverso una stretta collaborazione con il team HR e con gli stakeholder interfunzionali interni del cliente, abbiamo mappato e analizzato i materiali esistenti relativi all’onboarding e supportato la messa a punto di contenuti aggiuntivi, una libreria completa che riflette il brand a tutti i livelli.

 

Uno degli asset determinanti per il progetto è stata la collaborazione tra dipartimenti che ha consentito di integrare ed espandere tutti i contenuti aziendali in un’esperienza realmente fluida.

 

Parallelamente, sempre mantenendo la stretta ed efficace collaborazione con Bvlgari, abbiamo disegnato la UX/UI, l’abbiamo testata e abbiamo completato l’esperienza con alcuni elementi di gamification e meccanismi di assegnazione di badge. Tutti gli elementi visivi e narrativi sono stati concepiti e disegnati con cura coerentemente con l’identità di brand del cliente.

Una funzione specifica della piattaforma è un mentore dell’onboarding sotto forma di chatbot che guida i neoassunti offrendo suggerimenti, sottoponendo dei quiz o rispondendo alle domande più frequenti.

 

Il back-end comprende un sistema di gestione dei contenuti, dove i membri del team HR possono inserire o modificare i contenuti in autonomia, nonché delle dashboard con report dedicati.

 

Il primo MVP (prodotto minimo funzionante) è stato fornito a un gruppo di utenti target durante una fase pilota, prima di effettuare il lancio su scala mondiale che ha raggiunto otre 40 paesi, in 10 lingue. Considerata la significatività dei contenuti, Bvlgari ha deciso di aprire l’accesso alla piattaforma a tutti i suoi dipendenti di tutto il mondo.